山口で採用担当者がいない会社はどう採用を進めるべき？兼任人事の負担を減らす方法【2026年最新】

2026年7月19日2026年7月20日

こんなお悩みはありませんか？

こんにちは、Carraria編集部です。私たちはリクルート出身のメンバーで構成されており、福岡・広島を拠点に九州・中四国エリアの採用支援を行っています。これまで約7,000名の求職者と面談し、地方中小企業の採用課題解決に携わってきました。

結論からいうと、採用担当者がいなくても、採用業務を「自社にしか判断できない業務」と「仕組み化・外部化できる作業」に仕分ければ、兼任のままでも採用は前に進められます。負担の大半は「作業」の部分に集中しているためです。

ただし、山口は求職者1人を複数の企業が取り合う状況が続いています。仕分けを進める際も、「応募当日の一次返信」だけは最優先で確保することが前提になります。

この記事では、採用担当者がいない山口の中小企業向けに、兼任人事の負担を減らしながら採用を進める具体的な方法を解説します。

山口の中小企業で「採用は兼任」が当たり前になっている背景

中小企業庁の統計によると、全国の企業のうち99.7%は中小企業が占めています（出典：中小企業庁「中小企業の企業数・事業者数」）。山口県内も同様で、人事部門を独立して設けている企業はごく一部です。実際には、経営者・総務・経理の担当者が採用を兼任しているケースがほとんどです。

とくに山口は、周南市・宇部市の化学コンビナート関連、防府市の自動車関連工場、下関市の造船・水産加工業など、製造業が基幹産業のエリアです。現場の人員配置が最優先になるため、間接部門は最小限の人数で運営されがちです。交替勤務の現場管理と採用業務を1人で両立するのは、そもそも無理のある体制といえます。

さらに、2026年5月の山口県の有効求人倍率（季節調整値）は1.46倍と、全国平均の1.17倍を大きく上回っています（出典：労働政策研究・研修機構「都道府県別有効求人倍率」）。対応が1日遅れるだけで候補者が他社に決まる環境であり、「片手間の採用」の影響が出やすくなっています。

私たちが山口を含む地方企業のご相談を受けるなかで、採用が滞るポイントはほぼ共通しています。兼任体制で採用が止まりやすいのは、次の4つのタイミングです。

いずれも「能力」ではなく「時間」の問題です。裏を返せば、この4つのタイミングさえ仕組みでカバーできれば、兼任のままでも選考離脱は大きく減らせます。

最初にやるべきは、業務の棚卸しです。「誰を採用するか」という判断は自社にしかできません。一方で、求人票の更新・応募者への連絡・日程調整は、テンプレート化や外部化ができる「作業」です。紙に書き出すだけでも、負担の正体が見えてきます。

応募通知はスマートフォンで受信し、当日中にテンプレートで一次返信するルールをつくりましょう。文面を事前に用意しておけば、1件あたり数分で対応できます。前述のとおり、山口では返信スピードがそのまま選考結果を左右します。

「ご都合のよい日はありますか？」と聞くと、やり取りは必ず長くなります。最初の連絡で候補日時を3つ提示し、選んでもらう形にすれば、往復は1〜2回で済みます。日程調整ツールを使えば、さらに手間を減らせます。

面接2回＋筆記試験のような選考フローは、兼任体制では回しきれません。「面接1回＋職場見学」のように、候補者の負担も自社の負担も小さいフローを検討しましょう。選考期間が短いほど、辞退率も下がる傾向があります。

「どの媒体から何件応募があったか」「辞退の理由は何か」を簡単なスプレッドシートに記録しましょう。兼任体制こそ、場当たり的な採用を繰り返さないための記録が効きます。次回の求人票や媒体選びの精度が変わってきます。

仕分けをしても手が回らない場合は、「作業」の部分を外部に任せる方法があります。RPO（採用代行）は採用業務を丸ごと委託するだけでなく、必要な業務だけを切り出して依頼できます。兼任人事の業務を仕分けると、以下のようになります。