採用担当者がいない会社はどう採用活動を進めるべき？外部支援の活用法も解説【2026年最新】

こんなお悩みはありませんか？

• 採用担当者がおらず、社長や総務が片手間で採用をしている
• 求人を出しても対応が後回しになり、応募者を逃してしまっている
• 採用にかける時間も知識もなく、何から手をつければいいかわからない

こんにちは、Carraria編集部です。私たちはリクルート出身のメンバーで構成されており、福岡・広島を拠点に九州・中四国エリアの採用支援を行っています。これまで約7,000名の求職者と面談し、採用企業の課題解決に携わってきました。

結論からいうと、採用担当者がいない会社でも、採用業務を整理して優先順位をつけ、外部支援を活用することで採用活動を前に進めることは十分に可能です。

ただし、「とりあえず求人を出す」だけでは、対応が追いつかず候補者を逃し続ける悪循環に陥りがちです。この記事では、採用専任担当者がいない会社が採用活動を進めるための考え方と、外部支援の活用法を解説します。

採用担当者がいない会社が陥りやすい落とし穴

採用専任担当者がいない状態で採用活動をすると、以下のような問題が起きやすくなります。

よくある問題	起きていること	結果
応募者への返信が遅れる	本業が優先され後回しになる	応募者が他社に流れる
求人票を出しっぱなしにする	改善・更新が行われない	応募数が伸びない
面接日程が取りにくい	担当者のスケジュールが埋まっている	辞退・機会損失が増える
採用基準がその場の感覚になる	評価基準が言語化されていない	ミスマッチ・採用失敗

これらの問題に共通しているのは、採用業務が「手が空いたときにやるもの」になっていることです。採用は事業計画に直結する戦略的な仕事であり、片手間で回せる業務ではありません。

まず「採用業務の全体像」を把握することが第一歩

採用担当者がいない場合でも、まず採用業務を整理することで「何を自社でやり、何を外部に任せるか」が見えてきます。採用業務は大きく以下に分類できます。

業務カテゴリ	具体的な内容	外部委託のしやすさ
採用戦略設計	ターゲット設計・チャネル選定・予算計画	◎ 委託しやすい
求人票作成・媒体運用	原稿作成・掲載・更新・効果測定	◎ 委託しやすい
スカウト運用	候補者選定・文面作成・送信・返信対応	◎ 委託しやすい
応募者対応・日程調整	メール返信・面接日程の設定・リマインド	◎ 委託しやすい
書類選考	応募書類の一次スクリーニング	○ 基準設定が必要
面接・合否判断	候補者との面接・評価・内定判断	△ 自社判断が必要

面接と最終的な合否判断は自社で行う必要がありますが、それ以外の業務の大部分は外部に委託することができます。「面接だけに集中できる状態を作る」ことが、採用担当者がいない会社の現実的なゴールです。

採用担当者なしで採用を進める3つのアプローチ

①社内の誰かを「採用窓口」に指定する

採用専任担当者を置けない場合でも、「採用の窓口担当者」を一人決めることが重要です。複数の人が関与すると、応募者への返信が遅れたり、対応がバラバラになったりします。

窓口担当者の役割は「すべての採用業務をやる」ことではなく、「採用活動の進捗を管理し、外部との連絡窓口になる」ことです。週に数時間確保するだけでも、採用活動の質は大きく変わります。

②採用業務を「仕組み化」して属人性を下げる

採用担当者が変わっても採用活動が止まらないよう、業務を仕組み化することが重要です。具体的には以下のものを用意しておくと運用がしやすくなります。

• 応募者への返信テンプレート（一次返信・面接案内・合否連絡）
• 面接評価シート（誰が面接しても同じ基準で評価できる）
• 採用フロー図（応募から内定までのステップと担当者を明示）
• 求人票の更新ルール（いつ、誰が、どのタイミングで更新するか）

最初に仕組みを作る時間は必要ですが、一度整えると採用活動の再現性が上がり、担当者が変わっても同じ水準で運用できるようになります。

③外部支援（RPO）を活用して工数を削減する

採用業務の大部分を外部のRPO（採用代行）に委託することで、自社の負担を大幅に減らすことができます。RPOでは、求人票作成・媒体運用・スカウト送信・応募者対応・日程調整・書類選考のスクリーニングなど、面接前の業務をまとめて委託できます。

Carrariaにご相談いただく企業様の多くが、「採用のノウハウが社内にない」「人事が兼任で手が回らない」という状態からスタートしています。まず何が課題かを整理し、どの業務を外部化するかを一緒に設計するところから支援することも可能です。

RPOと人材紹介・採用代行の違い

外部支援にはいくつかの種類があり、自社の状況によって適切なサービスが異なります。

サービス	内容	向いているケース
エージェント	候補者の紹介。採用成功時に費用発生	すぐに人材が必要・特定スキルの採用
求人媒体掲載	求人サイトに掲載して応募を待つ	母集団を広く集めたい
採用代行（スポット）	特定業務（求人票作成など）を単発で依頼	特定の困りごとを解決したい
RPO（伴走型）	採用戦略から実務まで継続的に支援	採用担当不在・採用を仕組み化したい

採用担当者がいない会社に特に向いているのは、採用戦略の設計から実務運用まで一貫して支援するRPO（伴走型）です。単発の依頼では解決しにくい「採用の仕組みがない」という根本課題にアプローチできます。

採用担当者不在のまま採用を続けることのリスク

「今は忙しいから採用は後回し」という状態が続くと、必要な人材が採用できないまま現場の負荷が高まり、既存社員の離職につながるリスクがあります。採用と定着は表裏一体です。

福岡市・北九州市・久留米市などの都市部でも、地方中小企業の採用環境は年々厳しくなっています。採用担当者がいないことを理由に採用を止めるのではなく、「今の体制でできる採用の仕組みを作る」という発想の転換が必要です。

まとめ：採用担当者がいなくても、仕組みと外部支援で採用活動は前に進められる

• 採用担当者がいない状態で起きる問題の多くは、業務の属人化と優先順位のなさが原因
• まず採用業務を「自社でやること」と「外部に任せること」に整理することが第一歩
• 社内の「採用窓口担当者」を一人決めるだけでも対応品質が大きく変わる
• 応募者対応・日程調整・求人運用などの実務はRPOに委託できる
• 採用担当不在の状態に向いているのは、戦略から実務まで一貫支援する伴走型RPO

「採用したいけれど、動かせる人がいない」という状態は、多くの地方中小企業が抱えている課題です。まずは現在の採用業務を書き出して、どこに負荷がかかっているかを確認するところから始めてみてください。

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