岡山で採用担当者がいない会社はどう採用活動を進めるべき？外部支援の活用法も解説【2026年最新】

「経営者自身が採用活動をしており本来の業務を手につけられない…」
「総務が兼任しているが、採用業務に手が回らない…」
「求人を出しても応募者対応が遅れて辞退される…」

こんにちは、Carraria編集部です。私たちはリクルート出身のメンバーで構成されており、岡山・中四国エリアの採用支援を行っています。これまで約7,000名の求職者と面談し、採用企業の課題解決に携わってきました。

結論からいうと、採用担当者がいない企業でも、業務の優先順位を整理し、外部リソースを活用すれば採用活動は回せます。すべてを自社で抱え込む必要はありません。

ただし、「誰かが片手間でやる」状態を続けると、応募者対応の遅れや面接準備不足による機会損失が積み重なります。まずは採用業務の中で「自社でやるべきこと」と「外部に任せられること」を切り分けることが重要です。

この記事では、岡山で採用担当者がいない中小企業向けに、採用活動の進め方と外部支援の活用法を詳しく解説します。

岡山の中小企業で「採用担当者がいない」が起きる理由

岡山県内の中小企業では、人事専任の担当者を置いていない会社が多数を占めます。社員10〜50名規模の企業では、以下のようなパターンが一般的です。

パターン	よくある状況	発生する問題
経営者が兼任	社長自ら求人掲載・面接・内定出しまで対応	本業に割く時間が圧迫される
総務・経理が兼任	給与計算や労務管理の合間に採用業務を対応	応募者への連絡が遅れ、辞退が増える
現場リーダーが兼任	面接や人選を現場に任せている	採用基準が属人化し、ミスマッチが起きやすい
誰も担当していない	「必要になったら求人を出す」という場当たり対応	採用ノウハウが蓄積されず、毎回ゼロからスタート

これらはいずれも「採用の優先度が低い」のではなく、「採用に割ける人的リソースがない」ことが根本原因です。この状況を変えるには、業務の切り分けと外部リソースの活用が不可欠です。

採用担当者がいない企業で起きる3つの機会損失

①応募者への連絡が遅れ、辞退される

応募があっても、担当者がいなければ確認・返信が後回しになります。応募から初回連絡までに2〜3日かかると、求職者は「この会社は対応が遅い」と判断し、他社に流れます。岡山の売り手市場では、24時間以内の連絡が採用成功の分岐点です。

②求人票が改善されず、応募が増えない

採用業務を兼任していると、求人票を作った後に効果を検証して改善する余裕がありません。同じ求人を何ヶ月も放置し、応募が来ないまま時間だけが過ぎるケースが多いです。

③面接の質が安定せず、採用判断を誤る

面接の準備や評価基準がないまま面接を行うと、「なんとなく良さそうだから採用」「話が合ったから採用」という属人的な判断になりがちです。結果として入社後のミスマッチが起き、早期離職につながります。

採用担当者がいない企業の採用業務の進め方

採用業務を「全部自分でやる」と考えると行き詰まります。まずは業務を分解し、自社で対応すべき部分と外部に任せられる部分を切り分けましょう。

採用業務	自社で対応すべき理由	外部に任せられる理由
採用要件の決定	◎ 事業戦略と直結するため自社判断が必須	△ 外部の助言は有効だが最終判断は自社
求人票の作成	△ 自社の魅力を伝える素材の提供が必要	◎ プロが書いた方が応募率が高い
媒体掲載・運用	△ 管理画面の操作に時間がかかる	◎ 媒体の特性を理解した運用が可能
応募者対応・日程調整	△ 自社で対応するとスピードが落ちがち	◎ 即時対応で辞退を防げる
面接の実施	◎ 候補者との相性は自社でしか判断できない	△ 面接設計や評価基準は外部支援が有効
内定・入社フォロー	○ 入社後の受け入れ体制は自社が主体	○ 内定者との定期連絡は外部に委託可能

この表を見ると、「採用要件の決定」と「面接の実施」は自社で行い、それ以外の業務は外部に任せるのが効率的なことが分かります。

外部支援の選択肢と使い分け

採用業務を外部に任せる方法は複数あります。自社の予算と課題に合わせて選びましょう。

選択肢	向いているケース	費用目安
ハローワーク	費用をかけずに求人を出したい	無料
人材紹介	急ぎで1名採用したい、専門職を採りたい	年収の30〜35%（成果報酬）
RPO（採用代行）	採用業務全体を任せたい、複数名採用したい	月額15万〜50万円程度
採用管理ツール	応募者管理だけ効率化したい	月額数千〜数万円

岡山の中小企業で特に効果が出やすいのは、RPO（採用代行）の部分委託です。「求人票作成＋媒体運用＋応募者対応」の3つだけ外部に任せることで、社内の負担を大幅に減らしながら応募数を増やせます。

実際に、福岡の社員10名規模の企業様では、エージェントコントロール・求人リライト・ダイレクトスカウトを組み合わせた結果、月間応募数が4件から25件まで増加しました。

採用担当者がいない企業のよくある質問

Q. 採用担当を新たに1人雇うべきですか？

年間の採用人数が10名を超えるようであれば、専任の採用担当者を置く価値があります。年間3〜5名程度であれば、RPOの活用で十分に対応でき、人件費よりもコストを抑えられる可能性が高いです。

Q. 経営者が面接するのは問題ありますか？

経営者が面接すること自体は問題ありません。むしろ中小企業では「社長の人柄」が入社の決め手になることも多いです。ただし、面接の評価基準がなく「フィーリング」だけで判断していると、ミスマッチのリスクが高まります。評価基準と質問項目を事前に設計しておくことが重要です。

Q. 外部に任せると、社内にノウハウが残らないのでは？

RPO会社の選び方次第です。「採用のインハウス化」を支援してくれるRPO会社であれば、運用の過程でノウハウが社内に蓄積されます。将来的に自社で採用を回せる状態を目指してくれるパートナーを選びましょう。

※関連記事：岡山で採用代行・RPOを依頼する前に確認すべきこと

まとめ：採用担当者がいなくても、採用は「仕組み」で回せる

岡山の中小企業で採用担当者がいない場合でも、業務を切り分けて外部リソースを活用すれば、採用活動は回せます。自社で判断すべきこと（採用要件・面接）と外部に任せられること（求人票・媒体運用・応募者対応）を整理し、必要な部分から外部支援を導入しましょう。

採用担当者がいなくても、外部の力を使えば採用は回せます。Carrariaでは、求人票作成・応募者対応・面接設計まで、岡山・中四国の中小企業向けにサポートしています。

岡山の中小企業で採用担当者不在が深刻な業種

岡山労働局のデータでは、県内の事業所の約7割が従業員30名以下の中小企業です。特に以下の業種・エリアでは「採用を専任で担当する人がいない」問題が顕著です。

業種・エリア	典型的な状況	採用への影響
水島エリアの中小製造業	社長が営業・製造管理・採用を兼任	応募があっても確認が翌日〜翌々日になり、大手に先を越される
岡山市内の中小サービス業	総務が経理・労務・採用を一人で対応	求人票の更新や媒体運用まで手が回らない
倉敷・総社の建設業	現場に出ている社長が電話で面接調整	日中は電話に出られず、候補者との連絡がつかない
津山市・県北部の介護施設	施設長が現場業務と採用を兼任	採用活動が「人が辞めたとき」の場当たり対応になる

岡山の特徴として、「採用担当がいないこと自体が問題」という認識が薄い企業が多い点があります。「うちは小さい会社だから、社長がやるのが当たり前」という考えは理解できますが、売り手市場の岡山では応募後の対応スピードが採用の成否を分けます。社長が現場に出ている間に応募が来て、連絡が2日遅れる――この繰り返しが「応募が来ても採れない」原因になっています。

岡山で採用担当不在の企業が最初にやるべき3つのこと

いきなりRPOや採用管理ツールを導入する前に、コストゼロで始められる改善策があります。

①「応募通知」をスマホで受け取れるようにする

Indeedやハローワークインターネットサービスの応募通知メールを、社長のスマホに届くように設定しましょう。現場にいても応募を即座に把握でき、昼休みや休憩中に一次連絡を入れられます。この設定だけで、応募から初回連絡までの時間を大幅に短縮できます。

②面接日程の「固定枠」を設ける

「毎週水曜14時〜16時は面接枠」のように、あらかじめ面接可能な時間を固定しておきましょう。応募が来た際に「来週の水曜14時はいかがですか？」とすぐ提案でき、日程調整の往復が減ります。岡山の建設業や製造業では、現場が動いている時間帯は面接ができないため、この方法が特に有効です。

③応募者対応の「テンプレート」を用意する

応募受付の確認メール、面接日程の案内メール、面接前日のリマインドメール。この3つのテンプレートを事前に作っておけば、忙しい中でもコピー＆ペーストで対応できます。テンプレートには会社の住所・駐車場の案内・面接当日の持ち物を含めておくと、候補者の安心感が増します。