・経営者や総務が採用を兼任しているが、本業が忙しくて採用に時間を割けない
・採用担当者がいないまま求人を出しているが、うまくいかない
・採用のノウハウが社内になく、何から始めればいいかわからない
とお困りではないでしょうか。
こんにちは、Carraria編集部です。私たちはリクルート出身のメンバーで構成されており、福岡・広島を拠点に九州・中四国エリアの採用支援を行っています。これまで約7,000名の求職者と面談し、採用企業の課題解決に携わってきました。
結論からいうと、採用担当者がいない状態でも、採用活動を効果的に進めることは可能です。重要なのは「優先順位をつけて仕組み化すること」と「任せられる部分は外部に委託すること」の2点です。
ただし、すべてを外部に丸投げすればうまくいくわけではありません。最低限、自社が関与すべきポイントを押さえた上で、外部支援を活用することが重要です。この記事では、広島エリアで採用担当者がいない・採用業務に手が回らない企業の方向けに、採用活動の進め方と外部支援の活用法を詳しく解説します。
広島の中小企業における採用担当者不在の実態
広島県内の中小企業では、採用専任の担当者を置いている会社は少数派です。経営者・総務・人事・現場マネージャーが兼任で採用業務を担っているケースが多く、採用に割けるリソースは限られています。
その結果、以下のような問題が生じやすくなります。
- 応募が来ても連絡が遅れ、候補者に辞退される
- 求人票を書いたことがなく、刺さらない内容のまま掲載し続けている
- スカウトや媒体運用のノウハウがなく、費用対効果が悪い
- 採用活動の振り返りができず、毎年同じ失敗を繰り返す
広島市内だけでなく、福山市・尾道市・呉市・東広島市など地方エリアの中小企業でも同様の課題が多く見られます。採用担当者がいないことは「特殊な状況」ではなく、むしろ中小企業の「標準的な状況」といえます。
採用担当者がいない場合に起きやすい3つの問題
1. 応募対応のスピードが遅くなる
採用業務が後回しになりがちな兼任体制では、応募者への連絡が数日〜1週間以上かかるケースが珍しくありません。現在の採用市場では、応募から48時間以内に連絡がない場合、候補者は他社への応募を進めてしまいます。対応の遅さは、そのまま採用機会の損失につながります。
2. 採用の質が属人化・標準化されない
採用担当者が固定されていない場合、面接の評価基準がバラバラになったり、採用のノウハウが蓄積されなかったりします。「感覚で採用している」状態が続くと、採用ミスマッチが増え、早期離職のリスクも高まります。
3. 採用にかけられる時間が足りない
経営者や総務が兼任している場合、採用業務に使える時間は週に数時間程度というケースも多いです。求人票の更新・スカウトの送信・候補者との日程調整など、こまめな対応が必要な業務が積み重なると、採用活動全体が止まってしまいます。
採用担当者がいない会社が採用活動を進めるための4ステップ
ステップ1：採用ターゲットと採用要件を明確にする
最初に取り組むべきは「誰を採用するか」の言語化です。採用担当者がいない状態で闇雲に求人を出しても、ミスマッチが起きやすくなります。以下の項目を整理することから始めましょう。
- どんな業務を任せたいか（具体的なタスクレベルで）
- 必要なスキル・経験は何か（必須 / あれば尚可）
- どんな性格・価値観の人と一緒に働きたいか
- 入社後のキャリアパスはどう描けるか
この整理ができていると、求人票の内容も面接での評価基準も自然に定まってきます。
ステップ2：求人票を「刺さる内容」に整備する
求人票は一度作成すれば複数の媒体で使い回せます。最初にしっかり作り込むことで、その後の運用工数を大幅に削減できます。求職者が知りたい情報（具体的な業務内容・給与・職場環境・キャリアパス）を明示した求人票に仕上げることが重要です。
※関連記事：広島で応募が増える求人票の書き方とは？中小企業が見直すべき項目を解説
ステップ3：対応ルールを決めて仕組み化する
採用担当者がいない場合こそ、対応ルールの「仕組み化」が重要です。以下のような簡単なルールを設定するだけで、対応漏れや遅延を防げます。
| 業務 | 担当者 | 対応期限 |
|---|---|---|
| 応募確認・連絡 | 〇〇（総務担当） | 応募から48時間以内 |
| 書類選考 | 〇〇（経営者） | 連絡から3営業日以内 |
| 面接日程調整 | 〇〇（総務担当） | 書類通過連絡と同時に提示 |
| 面接実施 | 〇〇（経営者 + 現場責任者） | 応募から2週間以内 |
| 内定連絡 | 〇〇（経営者） | 面接翌日〜3日以内 |
誰が・いつまでに・何をするかを明確にするだけで、採用のスピードと質は大きく改善します。
ステップ4：工数のかかる業務は外部に任せる
求人票作成・媒体運用・スカウト送信・書類選考・日程調整など、時間と専門知識が必要な業務は、RPO・採用代行への委託を検討する価値があります。社内リソースを「面接での見極め・惹きつけ」に集中させ、それ以外の工数を外部に出す分業体制を作ることが現実的なアプローチです。
※関連記事：広島の採用代行とは？依頼できる業務・費用・RPOとの違いを解説
外部支援（RPO・採用代行）を活用する際のポイント
採用代行・RPOを活用する際に押さえておきたいポイントは以下のとおりです。
- 「全部任せる」ではなく「一緒に進める」姿勢で：最終的な採用判断（内定・不採用）は自社が行うため、丸投げではなくパートナーとして連携する意識が重要です
- 採用要件の共有を丁寧に行う：外部担当者が「どんな人を採りたいか」を理解していないと、見当違いな候補者を集めることになります
- 定期的な振り返りの場を設ける：週1回・隔週など、進捗確認と改善の機会を設けることで、採用活動の精度が上がります
- ノウハウを社内に残すことを意識する：外部依存を続けるのではなく、支援を通じて自社の採用力を高めることを目標にしましょう
Carrariaでは「採用のインハウス化」をゴールに設定した支援を提供しています。広島市・福山市を含む中四国エリアでの実績をもとに、地域の採用市場に即した戦略を提案します。
採用担当者なし企業の改善事例
不動産業・社員10名規模の企業様（広島市内）
経営者が採用を兼任していたが、本業が忙しく応募への連絡が数日かかる状態が続いていました。Carrariaが候補者対応・日程調整・スカウト代行を担当し、経営者は面接のみに集中できる体制に変更。採用対応スピードが改善し、面接辞退率が半減しました。
まとめ：採用担当者がいなくても採用を仕組み化できる
採用担当者がいない状態でも、以下のステップで採用活動を整備することができます。
| ステップ | 内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 1 | 採用ターゲット・要件の明確化 | 誰を採りたいかを言語化する |
| 2 | 求人票の整備 | 求職者目線で具体的な情報を書く |
| 3 | 対応ルールの仕組み化 | 誰がいつまでに何をするかを決める |
| 4 | 工数のかかる業務の外部委託 | 面接以外を任せ本業との両立を図る |
採用に専任を置けない状況は、工夫次第で十分カバーできます。まずは「今、一番手が回っていない業務はどこか」を整理し、そこから改善を始めることが近道です。
採用に悩む企業の、頼れる外部人事に。
Carrariaでは、採用KPIの整理から改善施策の設計まで、広島・九州の中小企業向けにサポートしています。
Carraria（カラリア）は、地方採用に特化したRPO（採用代行）サービスです。リクルート出身のメンバーが、求人票の作成から媒体運用・スカウト・面接設計まで、採用プロセスをまるごと支援します。「何から手をつければいいかわからない」という段階でもお気軽にご相談ください。
